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Política de Tratamiento de Datos

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Revisión. Octubre 23 / 2025

1. Nota preliminar

El presente documento consagra la Política de Tratamiento de los datos personales de las personas naturales (en adelante «titulares») en Consultores Tecnológicos SAS, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Esta Política establece los principios, criterios, procedimientos y mecanismos mediante los cuales la empresa realiza el tratamiento de los datos personales, incluyendo su recolección, administración, uso, transmisión o transferencia. También informa a los titulares sobre sus derechos, los procedimientos adoptados para ejercerlos y la finalidad del tratamiento cuando otorguen autorización previa, expresa e informada.

2. Responsable del Tratamiento

Consultores Tecnológicos SAS (en adelante «Consultores Tecnológicos») es responsable del tratamiento de los datos personales obtenidos mediante autorización.

Datos de contacto:

3. Tratamiento y Finalidades

El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de Consultores Tecnológicos implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con la autorización recibida de los titulares y las finalidades señaladas a continuación :

Finalidades según el titular:

Empleados

  • Los datos serán tratados para gestionar la vinculación, desarrollo y terminación de la relación laboral que surja entre el empleado y Consultores Tecnológicos, verificar datos y referencias, el pago de salarios y prestaciones sociales, inclusión y desarrollo de planes de capacitación y bienestar, evaluaciones de desempeño y defensa judicial.

Contratistas y Proveedores

  • los datos serán tratados para contactar, contratar a proveedores de bienes y servicios, verificar datos, gestionar el adecuado cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato celebrado con el respectivo proveedor o de la relación comercial, establecida con éste, y en general para adelantar todas las actividades que sean necesarias en virtud de dicha relación.

Clientes y sus empleados colaboradores o personas designadas para la ejecución de trabajos:

  • los datos personales de los clientes o los datos personales que los clientes suministren de sus colaboradores, empleados y/o funcionarios, cuando aquellos sean personas jurídicas, serán tratados para la verificación de datos, gestionar el cumplimiento del contrato (objeto y obligaciones) celebrado con el cliente o de la relación comercial entablada con aquél, brindar el soporte técnico requerido, gestionar el pago correspondiente, defensa judicial, marketing y hacer labor comercial a través de cualquier medio, entablar canales de comunicación permanentes, enviar información de productos, servicios, conferencias o eventos que pueda ser de interés, y para atender peticiones, consultas, mensajes y demás comunicaciones que aquellos requieran.

Visitantes

  • Los datos de las personas que requieran ingresar a las oficinas de Consultores Tecnológicos serán tratados para efectos de autorizar su ingreso, llevar un control de ingresos y salidas de visitantes, y para fines de seguridad, atención médica y contacto de un familiar en caso de que se presente una emergencia mientras el visitante se encuentra en las instalaciones de Consultores Tecnológicos. Los registros de ingresos se conservarán por un mes, luego de lo cual serán eliminados.

Público en general

  • los datos serán tratados para adelantar, directa o indirectamente, y por cualquier medio, actividades de marketing de los productos y servicios de Consultores Tecnológicos, atender las peticiones, consultas y en general cualquier comunicación enviada por el titular por cualquier medio.

Postulantes

  • los datos personales serán tratados con el fin de adelantar, directa o indirectamente, procesos de selección y contratación de personal, lo cual incluye verificación de datos y exámenes médicos para establecer su aptitud frente a las actividades propias del cargo. En adición a las finalidades descritas, Consultores Tecnológicos tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la Sociedad, así como para las demás finalidades para las cuales los titulares otorguen su autorización en el proceso de recolección de los datos personales. Los Encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas y en los términos de la respectiva autorización.

Finalidades generales adicionales:

  • Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, fines estadísticos, defensa judicial, y cumplimiento normativo aplicable.

4. Tratamiento de Datos Especiales

4.1 Datos sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Consultores Tecnológicos sólo hará tratamiento de datos sensibles de empleados y visitantes como el RH para fines de prevención y seguridad en el trabajo o mientras se encuentran en las oficinas de Consultores Tecnológicos, y atención en caso de emergencia.

Adicionalmente hará tratamiento de los exámenes médicos de sus empleados para cumplir con las obligaciones relativas a salud ocupacional, los que en todo caso serán practicados directamente por el respectivo Laboratorio de Salud con el que se expidan las órdenes.

El tratamiento de estos datos se hará siempre que exista autorización expresa del titular para tal fin, la cual es facultativa, o que no existiendo autorización sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso los representantes legales deberán otorgar su autorización.

4.2 Datos personales de niñas, niños y adolescentes

Eventualmente Consultores Tecnológicos podría tratar datos de menores de edad hijos de los empleados que no sean públicos, únicamente para temas de afiliación al Sistema General de Salud y/o planes de bienestar. En caso de que Consultores Tecnológicos hiciera tratamiento de datos de menores de edad, lo haría teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Que se valore la opinión del menor cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
d) Que exista autorización para el tratamiento de los datos por parte del representante o tutor del niño, niña o adolescente.

4.3 Vigilancia mediante Cámaras de Seguridad

La Empresa informa a todos los titulares que realiza tratamiento de datos personales mediante sistemas de videovigilancia en sus instalaciones físicas y áreas comunes.

Finalidades:

  • Garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones.
  • Prevenir, monitorear y/o evidenciar incidentes de seguridad, actos ilícitos, conductas indebidas o situaciones que pongan en riesgo la integridad de empleados, visitantes o contratistas.
  • Apoyar investigaciones internas o actuaciones judiciales o administrativas derivadas de incidentes ocurridos en las instalaciones.

Fundamento Legal: Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, y Concepto 14-194266 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Características del tratamiento:

  • Las cámaras están instaladas en zonas comunes y áreas de acceso público, no en espacios que afecten la intimidad (baños, vestidores, etc.).
  • La recolección de imágenes son utilizadas para garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones, así como para la prevención, monitoreo y atención de incidentes de seguridad o conductas ilícitas.
  • Las grabaciones se conservarán por un término máximo (30) días calendario, salvo que sean requeridas para una investigación específica, en cuyo caso se conservarán mientras sea necesario.
  • El acceso a las imágenes estará restringido al personal autorizado y podrá ser suministrado únicamente a autoridades competentes o a solicitud del titular, en los casos permitidos por la ley

Derechos del titular:

Los titulares podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación o supresión de datos personales conforme al procedimiento establecido en el numeral 8 de esta Política.

5. Vigencia del Tratamiento

El tratamiento de los datos personales tendrá vigencia durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas o mientras subsistan las obligaciones legales, contractuales o judiciales que lo justifiquen.

6. Autorización

Cuando Consultores Tecnológicos requiera tratar información, solicitará la autorización del titular al momento de la recolección de los respectivos datos.

Esta autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta inequívoca, y debe incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento.

La autorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no será necesario solicitar autorización cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y esta Política

7. Derechos de los Titulares

En virtud de la ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Consultores Tecnológicos, en su calidad de Responsable del Tratamiento, y frente a los Encargados del Tratamiento. Los derechos de actualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Consultores Tecnológicos salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).

c) Ser informado por Consultores Tecnológicos o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, después de agotado el trámite de consulta o reclamo ante Consultores Tecnológicos.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el tratamiento el Responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el Responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas

8. Procedimientos para el Ejercicio de Derechos

De conformidad con el objeto de esta Política, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal, jurisprudencial o contractual que faculte a Consultores Tecnológicos para continuar con el tratamiento).

El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico info@consultorestecnologicos.net.co

a. Procedimiento de Consulta

  • Los titulares podrán formular una consulta al correo info@consultorestecnologicos.net.co cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de Consultores Tecnológicos, para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad.
  • Si quien formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). La consulta, presentada de acuerdo a lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
  • Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

b. Procedimiento de Reclamo

  • Los titulares podrán presentar al correo info@consultorestecnologicos.net.co un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos de Consultores Tecnológicos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013.
  • El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder).
  • Adicionalmente, el reclamo deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.
    Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
  • Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
  • Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Medidas de Seguridad de las bases de datos

La información tratada por parte de Consultores Tecnológicos estará sujeta a medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, las cuales han sido previamente diseñadas y definidas en sus políticas internas de seguridad de la información

10. Vigencia de la Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de Enero de 2017 y ha sido revisada, validada y actualizada el 23 de octubre de 2025.